kOMUNIKASI ORGANISASI

Definisi Komunikasi Organisasi
Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi (Wiryanto, 2005). Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya: memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual.

Organisasi dan komunikasi
Istilah organisasi berasal dari bahasa Latin organizare, yang secara harafiah berarti paduan dari bagian-bagian yang satu sama lainnya saling bergantung. Di antara para ahli ada yang menyebut paduan itu sistem, ada juga yang menamakannya sarana.

Everet M.Rogers dalam bukunya Communication in Organization, mendefinisikan organisasi sebagai suatu sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui jenjang kepangkatan, dan pembagian tugas.

Robert Bonnington dalam buku Modern Business: A Systems Approach, mendefinisikan organisasi sebagai sarana dimana manajemen mengoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia melalui pola struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang.

Korelasi antara ilmu komunikasi dengan organisasi terletak pada peninjauannya yang terfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi itu. Ilmu komunikasi mempertanyakan bentuk komunikasi apa yang berlangsung dalam organisasi, metode dan teknik apa yang dipergunakan, media apa yang dipakai, bagaimana prosesnya, faktor-faktor apa yang menjadi penghambat, dan sebagainya. Jawaban-jawaban bagi pertanyaan-pertanyaan tersebut adalah untuk bahan telaah untuk selanjutnya menyajikan suatu konsepsi komunikasi bagi suatu organisasi tertentu berdasarkan jenis organisasi, sifat organisasi, dan lingkup organisasi dengan memperhitungkan situasi tertentu pada saat komunikasi dilancarkan.

Fungsi Komunikasi Organisasi
menurut Sendjaja (1994) menyatakan sebagai berikut:

• Fungsi informatif. Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan, di samping itu juga informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti, dan sebagainya.
• Fungsi regulatif. Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Terdapat dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif, yaitu: a. Berkaitan dengan orang-orang yang berada dalam tataran manajemen, yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Juga memberi perintah atau intruksi supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya. b. Berkaitan dengan pesan. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.
• Fungsi persuasif. Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.
• Fungsi integratif. Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal tersebut, yaitu: a. Saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (buletin, newsletter) dan laporan kemajuan organisasi. b. Saluran komunikasi informal seperti perbincangan antar pribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga, ataupun      kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.

Bentuk Komunikasi dalam Organisasi
Salam perkembanganya Komunikasi dalam sebuah organisasi dibagi dalam beberapa hal :
1. Management Information System
Misalnya: dengan menggunakan computer, data, informasi.

2. Telecomunication
Komunikasi dengan peralatan yang mana komunikator dan komunikan tidak
berhadapan langsung.
Misalnya: telepon, TV, e-mail, voice messaging, electronic bulletin board.

3. Non verbal communication
Pralinguistic, proxemics, kinesics, chronemics, olfaksi, tactile, artifactual.

4. Interpersonal communication
Komunikasi yang terjadi antar individu.

5. The organizational communication process
- instruksi atau komando
- laporan, pertanyaan, permintaan
- subsgroup dengan subsgroups
- staff

BENTUK KOMUNIKASI BERDASAR STRUKTUR ORGANISASI
1. Superior - subordinate communication
Disebut juga downward communication yaitu komunikatornya adalah atasan
dan komunikasinya adalah bawahannya.

Katz & Kahn menyebutkan 5 bentuk komunikasi downward, yaitu:
a. memberi tugas rinci - job instruction
b. memberi informasi tentang prosedur organisasi dan latihan-latihan.
c. memberi informasi tentang rastionale of the job yaitu alasan mengapa tugas
tersebut harus dilakukan
d. memberi tahu tentang kinerja anak buah
e. memberi informasi tentang ideologi organisasi (visi, misi) untuk memudahkan
dalam mencapai tujuan organisasi.
Media yang digunakan adalah media tulis, media lesan, interaktif.

2. Subordinate - initiated communication
Disebut juga dengan upward communication yaitu komunikasi yang terjadi dari
bawahan ke atasannya.
Adapun bentuknya adalah:
a. Informasi pribadi tentang gagasan, sikap, peampilan kerja.
b. Informasi feedback tentang performance teknis, beberapa informasi penting
lainnya.

3. Interactive communication
Komunikasi yang terjadi pada karyawan yang selevel.
Bentuknya adalah
a. Task coordination
b. Problem solving
c. Information sharing
d. Conflict Resolution

Beberapa faktor pada struktur organisasi yang berpengaruh pada pola komunikasi antara lain
a. ukuran
b. sentralisasi - desentralisasi
c. degrees of uncertainity